Persónuverndarstefna

Persónuverndarreglur STEFs

Persónuverndarreglum þessum er ætlað að upplýsa meðlimi og starfsmenn STEFs um hvaða persónuupplýsingar STEF safnar og með hvaða hætti þær upplýsingar eru nýttar og hverjir geti fengið aðgang að þeim. STEF leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og eru reglur þessar byggðar á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

1.

Persónuupplýsingar í skilningi reglna þessara eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinarlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

2.

STEF skráir, geymir og vinnur persónuupplýsingar meðlima samtakanna til þess að geta sinnt hlutverki sínu, s.s. við almenna hagsmunagæslu meðlima og við innheimtu og úthlutun höfundarréttargjalda. Sú vinnsla sem á sér stað á persónuupplýsingum meðlima, og lýst er nánar hér að neðan, er því nauðsynleg til að framkvæma skyldu STEFs við meðlimi samtakanna samkvæmt aðildarsamningi þeirra.

  1. Við aðild að samtökunum láta meðlimir STEFs samtökunum í té eftirtaldar persónuupplýsingar: nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer, netfang og bankareikning.
    Er slíkt (venjulega) gert á þann hátt að viðkomandi undirritar samning um aðild (umboð) þar sem beðið er um þessar upplýsingar. Án þessara upplýsinga getur STEF ekki gætt hagsmuna viðkomandi.
  2. Við andlát höfundar er nauðsynlegt fyrir STEF að fá upplýsingar frá erfingjum um hver þeirra taki við höfundaréttargreiðslum.
  3. Sé höfundur yngri en 18 ára þarf forráðamaður að undirrita aðildarsamninginn fyrir hönd hins ólögráða og veita ofangreindar upplýsingar.
  4. Þá skráir STEF einnig hjá sér upplýsingar um framsal höfundaréttar til annars aðila t.d. einkahlutafélags, góðgerðasamtaka o.þ.h.Meðlimir STEFs láta samtökunum einnig í té upplýsingar um þau tónverk sem þeir hafa skapað, s.s. titil, lengd, tegund verks og hverjir séu meðhöfundar að verkunum og í hvaða höfundarétttarsamtökum þeir eru ásamt skiptingu réttinda í verkinu. Vinnsla STEFs á upplýsingum um meðhöfunda byggjast á lögmætum hagsmunum meðlima samtakanna.
  5. Bæði tónverkin sem og meðlimir STEFs fá úthlutað sérstökum alþjóðlegum númerum (kennitölum). Auk þessa skráir STEF ef meðlimir verða meðlimir annarra höfundaréttarsamtaka fyrir tiltekin svæði eða tegundir verka. Þá skráir STEF upplýsingar um flutning verka, bæði hvar og hversu oft og hvað viðkomandi rétthafi fékk greitt fyrir flutninginn og hvort haldið var eftir skattgreiðslum við úthlutun. STEF fær upplýsingar um flutning verka bæði frá meðlimunum sjálfum í gegnum rafræna gátt, tónleikahöldurum, skýrslum um tónlistarflutning frá sjónvarps- og útvarpsstöðvum, frá tónlistarveitum í gegnum þann aðila sem annast bakvinnslu fyrir STEF (NMP) o.fl. Þá fær STEF upplýsingar
    um eintakagerð tónverka frá NCB/NMP og um greiðslur fyrir slíkt. Framangreindum upplýsingum er safnað í þeim tilgangi að geta úthlutað höfundaréttargreiðslum til rétthafa.
  6. Þá skráir STEF einnig ýmis samskipti starfsmanna samtakanna við meðlimi sína til að auðvelda eftirfylgni með einstökum málum og til að auðvelda samtökunum yfirsýn og samskipti við meðlimi.
  7. Þær upplýsingar sem STEF skráir eru að hluta til færðar yfir í alþjóðlega gagnagrunna (nú ICE) svo og alþjóðlegan gagnagrunn CISAC, alþjóðasamtaka höfundaréttarsamtaka. Þaðan fara upplýsingarnar síðan til höfundaréttarsamtaka víða um heim, þ.m.t. til ríkja utan Evrópska efnahagssvæðisins. Er þessi flutningur upplýsinga nauðsynlegur til að hægt sé að tryggja að meðlimir samtakanna fái greiðslur vegna flutnings verka sinna erlendis.
    Gagnagrunnar þessir eru nú þegar að hluta til opinberir t.a.m. í gegnum smáforrit sem ætlað er að auðvelda skráningu lifandi flutnings tónlistar. Hugsanlegt er að upplýsingar um tónverk og höfunda þeirra verði gerðar að fullu eða hluta til opinberar til að auðvelda rafræna skráningu nýrra verka fyrir höfunda og/eða skráningu á flutningi þeirra s.s. á tónleikum.
3.

.STEF á samskipti við ýmsa þriðju aðila s.s. vinnsluaðila, sem kunna að hafa aðgang að persónuupplýsingum meðlima, s.s. STIKA sem annast hýsingu forrita og upplýsinga um uppsetningu gagnagrunns STEFs, Opin kerfi sem annast hýsingu gagnagrunna STEFs, tölvupósts og bókhaldskerfis STEFs og þess aðila sem annast hýsingu heimasíðu STEFs á hverjum tíma. Þá annast NMP (Network of Music Partners) í Kaupmannahöfn bakvinnslu fyrir STEF vegna tónlistarveita á netinu og notar þá verkaskráningu STEFs hjá ICE. Ljóst er að STEF getur þurft að skipta um vinnsluaðila eða fá nýja aðila eftir því sem tækniumhverfi breytist og þarfir samtakanna breytast frá einum tíma til annars. STEF skal kalla eftir því að hugsanlegir vinnsluaðilar eða þeir sem á annan hátt fá aðgang af gögnum STEFs hafi einnig sett sér viðunandi reglur um persónuvernd. Upplýsingar um verk skráð hjá STEFi eru einnig samkeyrð á móti upplýsingum um flutning verka til að STEF geti innheimt fyrir flutning verkanna, getur slíkt átt sér stað bæði hjá viðkomandi þjónustuveitendum á netinu svo og hjá bakvinnsluaðilum eða öðrum aðilum sem STEF leitar til, til að auka möguleika á tekjum fyrir verkin. Til að auka möguleika á að verk þekkist við slíka samkeyrslu getur STEF einnig veitt aðgang að tilteknum hluta gagnagrunns síns til Samtaka flytjenda og hljómplötuframleiðenda eða sambærilegra aðila og um leið fengið og skráð viðbótarupplýsingar um upptökur verkanna. Vegna vinnslu hagfræðilegra upplýsinga og tölfræði getur STEF veitt öðrum aðilum aðgang að gagnagrunni sínum að hluta eða í heild, en viðkomandi skal þá áður undirrita sérstaka trúnaðaryfirlýsingu og tryggt skal að slíkir aðilar uppfylli skilyrði persónuverndarlaga.

4.

STEF skal ekki veita óviðkomandi aðilum upplýsingar um úthlutanir til meðlima sinna nema nauðsynlegt sé s.s. vegna upplýsingagjafar til skattsins. STEF getur kallað til aðra en starfsmenn samtakanna til að aðstoða við tiltekna þætti úthlutunar eða til að taka ákvörðun um styrkveitingar. Í þessum tilvikum getur verið nauðsynlegt að viðkomandi fái upplýsingar um úthlutanir til einstakra meðlima. Tryggt skal að slíkar upplýsingar fari þó ekki úr húsi og séu ekki sendar með rafrænum hætti.

5.

Sem hluta af hagsmunagæslu STEFs fyrir meðlimi sína veita samtökin þeim sem þess óska upplýsingar, bréflega eða munnlega, um hverjir séu rétthafar einstakra tónverka og hvernig hægt sé að setja sig í samband við þá. Ekki er haldið utan um slíkar fyrirspurnir sérstaklega.

6.

Meðlimum er veitt aðgengi að skráningu allra tónverka sinna og skilagreina á „Mínum síðum“ á heimasíðu STEFs. Hafi meðlimir samband símleiðis eða bréfleiðis og óski eftir þessum upplýsingum eru þær afhentar viðkomandi. Skal þess gætt eftir því sem hægt er að óviðkomandi aðilar fái ekki aðgang að þessum upplýsingum. Óski aðrir aðilar en rétthafar eftir upplýsingum sem skráðar eru á Mínum síðum verða þeir að framvísa umboði frá viðkomandi höfundi eða rétthafa. Hægt er að veita slíkt umboð ótímabundið. Á heimasíðu STEFs er að finna umboð sem hægt er að nota í þessum tilgangi. Tónlistarforleggjarar fá ennfremur afhentar upplýsingar um þau verk sem þeir eru skráðir á. Foreldrar ófjárráða barna geta fengið umbeðnar upplýsingar, þá geta allir erfingjar fengið umbeðnar upplýsingar burtséð frá því hvort þeir taki við greiðslum frá STEFi fyrir hönd allra erfingja. STEF getur óskað eftir að sýnt sé fram á skriflega að þeir
séu erfingjar s.s. með afriti af leyfi til einkaskipta.

7.

Persónuupplýsingar um meðlimi og rétthafa STEFs skulu geymdar í allt að fjögur ár eftir að verk þeirra falla úr höfundaréttarvernd. Eftir þann tíma skal fjárhagslegum upplýsingum eitt, en vegna sögulegs mikilvægis skal ekki eytt upplýsingum um rétthafa verka.

8.

Meðlimir svo og aðrir þeir sem skráðir eru sem rétthafar hjá STEFi eiga þess kost á að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem STEF hefur skráð um þá og geta jafnframt óskað eftir að gögnum um þá verði eytt. Rétturinn til aðgangs annars vegar og eyðingar hins vegar er þó ekki fortakslaus. Hvað varðar eyðingu upplýsinga verður að gæta þess að þau verk sem viðkomandi er einn af fleiri höfundum af geti áfram verið skráð, en skal þá í stað nafns höfundar verða skráð „höfundur hefur óskað nafnleyndar“. Þeir skráðu geta jafnframt óskað eftir því að upplýsingar þeirra séu leiðréttar, eftir því sem þörf er á, og að vinnsla upplýsinga þeirra sé takmörkuð.
Rétthafar geta ennfremur mótmælt vinnslu, t.d. óskað eftir því að gögn um þá verði ekki framsend þriðja aðila, en skal þeim þá gerð grein fyrir því að slíkt geti haft neikvæð áhrif á eða komið í veg fyrir að að hægt sé að úthluta til þeirra höfundaréttargreiðslum.

9.

STEF skal sjá til þess að gögn sem tengjast tilteknum meðlimi séu hreyfanleg á þann hátt að hægt sé að færa gögnin á eins auðveldan hátt og hægt er til nýrra höfundaréttarsamtaka ef meðlimur vill færa réttindi sín úr STEFi og til annarra sambærilegra samtaka.

10.

Við innleiðingu á nýjum hugbúnaði og upplýsingakerfum skal lögð sérstök áhersla á friðhelgi einstaklinga á þann hátt að hún sé innbyggð í viðkomandi lausn.

11.

Verði öryggisbrestur sem líklegt er að leiði til áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga skal STEF án tafar tilkynna Persónuvernd um slíkt.

12.

Við gerð samnings um aðild að STEFi skulu reglur þessar kynntar þeim sem vilja gerast meðlimir í samtökunum. STEF leitast við eftir fremsta megni, að upplýsa um reglur þessar þá sem ekki eru meðlimir í samtökunum, en STEF safnar engu að síður upplýsingum um eins og meðhöfunda sem STEF hefur engin bein tengsl við, s.s. með því að hafa reglur þessar einnig tiltækar á ensku á heimasíðunni.

13.

Við setningu reglnanna skal öllum starfsmönnum kynntar reglurnar og skulu þær vera aðgengilegar á tölvutæku formi á sameiginlegu svæði starfsmanna. Við ráðningu skal kynna nýjum starfsmönnum reglur þessar. Þá skal STEF skal sjá til þess að í öllum ráðningarsamningum starfsfólks sé að finna ákvæði um trúnaðarskyldu vegna persónugreinanlegra upplýsinga úr gagnagrunni STEFs.

14.

Reglur þessar skulu vera aðgengilegar á heimasíðu STEFs fyrir meðlimi samtakanna og aðra þá sem vilja kynna sér þær.

15.

Hafi meðlimir einhverjar spurningar vegna persónuverndarreglna þessara, skulu þeir hafa samband við framkvæmdastjóra STEFs sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina meðlimum og öðrum skráðum aðilum um réttindi þeirra samkvæmt persónuverndarreglum þessum.

16.

Ef meðlimur eða annar skráður aðili er ósáttur við vinnslu STEFs á persónuupplýsingum hans getur hann sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is). Þá er hægt að hafa samband við STEF vegna persónuverndarreglna þessara með því að senda erindi til framkvæmdastjóra STEFs á netfangið info@stef.is merkt „Persónuvernd b.t. framkvæmdastjóra STEFs.“ eða á lögheimili samtakanna að Laufásvegi 40, 101 Reykjavík.

17.

STEF safnar einnig og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur um störf hjá STEFi svo og starfsmenn sína. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka umsækjendur og starfsmenn og kann vinnsla og söfnun á þeim fara eftir eðli þess starfs sem sótt er um. Dæmi um upplýsingar að þessu tagi eru nafn, kennitala, heimilsfang, símanúmer og netfang, starfsumsóknir, meðmæli og upplýsingar úr starfsviðtölum, upplýsingar um menntun, þjálfun og starfsreynslu, svo og aðrar þær upplýsingar sem umsækjendur og starfsmenn láta STEFi sjálfir í té. Vinnsla persónuupplýsinga fer fram í þeim tilgangi að meta hæfni umsækjenda og á grundvelli beiðni umsækjanda um að gera starfsssamning við STEF. Öll söfnun og vinnsla og miðlun slíkra upplýsinga skal ekki ganga lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunar.

18.

STEF getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarreglum þessum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig samtökin vinna með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarreglum þessum verður uppfærð útgáfa af reglunum kynnt á heimasíðu samtakanna. Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á reglunum taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið kynnt á heimasíðu STEFs.

Reglur þessar samþykktar af stjórn STEFs þann 26. ágúst 2019

Scroll to Top